Public affairs skutecznym narzędziem w komunikacji

Posted Posted in public affairs

Czym jest jest public affairs?

Public affairs (PA) jest dziedziną wchodzącą w skład public relations (PR).

O ile public relations możemy zdefiniować jako ogólne zarządzanie komunikacją, to definicja public affairs jest dużo węższa. Odpowiada jedynie za komunikację z władzami państwowymi, samorządowymi, organizacjami pozarządowymi i społecznościami lokalnymi.

PA dba o utrzymanie właściwego wizerunku w oczach w/w instytucji, prowadzi monitoring legislacyjny, a także odpowiada za lobbing.

Lobbing

Lobbing według niektórych zaliczany jest do public affairs, według innych jest to oddzielna gałąź komunikacyjna.

O ile według definicji, którą podałem powyżej public affairs odpowiada za komunikację z władzami, to lobbing polega na wpływaniu na te władze w celu forsowania korzystnych dla nas ustaw.

Jeżeli patrzeć na to w szerokiej definicji public affairs, to można go jak najbardziej do niego zaliczyć.

Jeżeli jednak zawężać tę definicję, to lobbing nie będzie się mieścił w jej ramach, bowiem nie będą to działania stricte komunikacyjne, co jest koniecznością przy public affairs.

Co to więc jest?

PA z konieczności obejmują wszystko, wskutek czego bardzo trudno jest stworzyć ich jednoznaczną definicję. Jednakże mówiąc najkrócej, jest to gospodarka komunikacją z władzami publicznymi na każdym szczeblu zarządzania, organizacjami pozarządowymi i społecznościami lokalnymi.

Działania

Public affairs nie są ściśle określoną dziedziną wiedzy, ale istnieją powszechnie stosowane metody, które można ( nawet powinno się ) wziąć pod uwagę w procesie PA, gdy np. zwracamy się o wsparcie do centralnego lub lokalnego rządu.

Nie uzyskamy pomocy bez stosownej wiedzy, a tę można zdobyć na podstawie informacji zgromadzonych podczas badań i planowania kampanii. Wiedzę tę należy komunikować, dzielić się nią.

Przedyskutować i sformułować wspólny wniosek ( przy założeniu, że chcemy osiągnąć podstawowy składnik sukcesu, tj. zgodę wszystkich zaangażowanych stron).

Z doświadczenia wiemy, że niektórzy zjawisko to nazwaliby po prostu efektywnymi public relations.

Z kolei inni woleli zdefiniować ten proces jako public affairs.

Którąkolwiek terminologię przyjmiemy, podstawowym warunkiem sukcesu w tej dziedzinie będzie uzyskanie pewności, że rząd akceptuje i ma na względzie filozofię Twojej organizacji lub klienta i że filozofia ta znajduje odzwierciedlenie w sposobie myślenia innych obywateli.

Umiejętność rozumienia innych i wywierania wpływu na ich opinię przesądza o wszystkim

Najogólniej można więc stwierdzić, że podstawą działań w dziedzinie public affairs jest upewnienie się, że cele organizacji, jej filozofia i motywy działania są ściśle ze sobą powiązane.

Zarówno w sposobie funkcjonowania organizacji na jej rynkach zewnętrznych lub wobec klientów docelowych, jak i w sposobie, w jaki własne (tzw. wewnętrzne) funkcje organizacji odzwierciedlają jej główne cele.

Dlatego ważne jest, aby mieć jasną wizję tego, co próbujemy osiągnąć.

Jakie są cele strategiczne, w jaki sposób zostaną przełożone na główne obszary działania, kto stanowi końcowego odbiorcę naszych komunikatów.

Czy rozpoznano, co stanowi najważniejsze wiadomości dla tej grupy oraz najbardziej skuteczny sposób nawiązania i utrzymania z nią kontaktu.

Plan działania

Twój klient może sądzić, że proces ten ma już za sobą. Ale jako profesjonalny doradca, to Ty powinieneś ocenić jego cele, ponieważ istnieje duża szansa, że ta ponowna ocena sprowokuje nowe przemyślenia lub odmienną interpretację, w wyniku czego obowiązująca strategia będzie musiała zostać przebudowana.

Wprowadzając w życie ten ulepszony plan należy dać sobie wystarczająco dużo czasu, aby ponownie spojrzeć na całość. Powtórzyć wszystko raz jeszcze, upewniając się przy tym, że kampania nadal koncentruje się na głównych celach oraz że zidentyfikowaliśmy mocne i słabe punkty oraz podjęliśmy na tej podstawie odpowiednie działania.

Ważne jest, aby w planie pozostawić miejsce na zmiany – gdyż dzięki nabytemu doświadczeniu możemy stwierdzić, iż modyfikacje są konieczne i ewentualnie wprowadzić je do systemu przepływu informacji, aby zapewnić im w przyszłości wpływ na politykę organizacji.

Zakres działań, jakich organizacje oczekują od tych, którzy angażują się w public affairs obejmuje następujące czynności:
  • komunikowanie się z rządem, władzami lokalnymi, organizacjami pozarządowymi i społecznościami lokalnymi, z załogą i personelem,
  • stosunki z mediami,
  • negocjacje – rozstrzyganie spraw spornych,
  • stosunki z inwestorami,
  • konferencje, seminaria, wykłady.

Cele kampanii public affairs

Ogólnym celem każdej kampanii public affairs powinno być więc zbudowanie poparcia dla reprezentowanej przez Ciebie organizacji.

Należy do tego wykorzystać tak wiele wpływowych osób, jak to tylko możliwe, szczególnie przywołując do pomocy tych, którzy będą działać jako podstawowa – trzecia strona wsparcia.

Oto początki zaplanowanej i skoordynowanej akcji wspierania strategii i narodzin konsensusu.

Kiedy zaczniemy działać, możemy stopniowo „wywierać nacisk” na pewne kręgi, aby się upewnić, że naszej sprawie poświecą uwagę również ci, którzy jako ostatni debatują nad projektami, tworzą politykę i podejmują ostateczne decyzje.

Celem końcowym może być zmiana w przepisach prawnych lub zmiana w postawie tych, którzy dzięki swojej pozycji wywierają wpływ na innych.

Demokracja daje mnóstwo okazji kontaktowania się z tymi, którzy są w samym centrum. Natomiast proces wywierania presji może przyjąć postać zdrowej kampanii w mediach lub kombinacji czynności, które wymieniłem powyżej.

Odbiorcy komunikatów

Władze na szczeblu centralnym i lokalnym

Każdy z nas jest obiektem działań zarówno rządu centralnego, jak i lokalnego, chociaż nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę.

W coraz większym stopniu niezależne od rządu organizacje i tym podobne stają się odpowiedzialne za prowadzenie tego, co jak uważamy należy do obowiązków służb publicznych, np. sprawy związane z edukacją, zdrowiem czy ochroną środowiska.

To właśnie ten pośredni stopień, w szczególnie widoczny sposób wzrastający pomiędzy sektorem bezpośrednio zaliczanym do publicznego a tym nowo sprywatyzowanym, przyciąga zainteresowanie publiczne.

Rząd

Rola rządu, dzięki procesom parlamentarnym, pozostaje niezmienna, mianowicie ustanawiać prawo, regulować i nakładać podatki, aby zebrać pieniądze na zapłacenie za usługi publiczne.

Ogromna oferta usług rządowych, świadczonych bezpośrednio lub pośrednio za pomocą różnego rodzaju agencji, fundacji, lub spółek prawa handlowego sprawia, że rząd sam w sobie jest pierwszym pracodawcą kraju i zarazem największym klientem.

Nawiązywanie kontaktów z rządem stało się nieomalże odrębnym przemysłem. Istnieje bowiem niezliczona ilość lobbystów i firm lobbingowych, które twierdzą, że część świadczonych przez nie usług polega na wykorzystaniu kontaktów lub torowaniu drogi przed klientem, by i on właściwie został przyjęty.

Dostęp do bazy danych ( w naszym żargonie tzw. „biura matrymonialnego”) lub wydawanie przyjęć na ogół nie wystarcza, by nawiązać trwałe kontakty, które umożliwią pchnięcie naszej sprawy na właściwe tory.

Wyszukanie i nawiązanie odpowiednich koneksji wymaga bardziej wyrafinowanego podejścia

Przy pierwszej próbie niezmiernie rzadko udaje się spotkać odpowiednich ministrów i od razu przedyskutować z nimi problem.

Są zajęci i chronieni przed napaściami (jak sami mówią) „intruzów”, zwłaszcza z innej formacji politycznej.

Nie jest chyba tajemnicą, że o taką ochronę w szczególny sposób zadbał rząd, a w szczególności politycy obozu rządzącego obecnej kadencji.

Jeżeli uda nam się już zaaranżować spotkanie, to najprawdopodobniej odbędzie się ono z urzędnikami „cywilnymi”.

Podobnie też odpowiedzi na listy przesłane do ministrów prawie na pewno będą przygotowane (i prawdopodobnie podpisane) przez urzędnika.

To niekoniecznie jest rzeczą złą.

Daje bowiem punkt zaczepienia, punkt rozpoczęcia dialogu.

Starsi urzędnicy cywilni są najlepszymi osobami do pomocy.

Rząd także ma własnych urzędników zajmujących się public relations, którzy występują jako rzecznicy departamentów i są pracownikami Biura Komunikacji i Centrum Informacji Rządu.

Dlatego też wynikających z kontaktów z nimi korzyści dla procesu public affairs należy upatrywać przede wszystkim w ich zdolności interpretowania sposobu myślenia i polityki rządu, w wiedzy jak i z kim pracować.

Aby teorię public affairs zamienić na praktykę, w posłużeniu się nimi jako nieformalnym ciałem testującym w celu sprawdzania, czy rząd jest świadomy opinii stron trzecich i przekonania się, czy machina rządowa pracuje efektywnie.

Porozumienie

Tak więc dążenie do porozumienia leży w takim samym stopniu w interesie urzędników cywilnych, jak i ich ministrów lub sekretarzy stanu.

Jest jeszcze jedna figura w tym procesie: doradca polityczny lub specjalny.

Osoba ta doradza (w sprawach politycznych) ministrom rządowym lub liderom głównych partii i jakże często posiada własne aspiracje polityczne.

Ludzie ci nie są ograniczeni tymi samymi regułami gry, co główni urzędnicy cywilni.

Działają jako kanał przepływu informacji w obrębie partii i pomiędzy jej czołowymi figurami.

W imieniu swych politycznych szefów starają się wcześnie zauważyć problemy, doradzić lub zastosować odpowiednią taktykę, by uniknąć konfrontacji i doprowadzić do jak najmniej szkodliwego efektu.

Posłowie

W żadnej sprawie, zwłaszcza tej która dotyczy lokalnej społeczności, nie ignorujmy roli posłów.

Rząd, zasiadając w określonym czasie do debaty, zazwyczaj posiada większość głosów, ale zdarza się, iż pyta o poglądy posłów.

Niestety w tej kadencji Sejmu przeważnie pytani są tylko posłowie rządzącej formacji politycznej.

Nie jest to dla mnie problem, bowiem jako doświadczony ekspert rozmawiam ze wszystkimi uczestnikami sceny politycznej.

Profity płynące ze zrozumienia oraz sympatii, jaką posłowie obdarzają Twoją kampanię, są oczywiste.

Mogą oni w Twoim imieniu zgłaszać uwagi.

Przedstawić Cię komuś, pisać listy do ministrów (a listy ze zrozumiałych względów traktowane są zupełnie inaczej niż listy od zwykłych obywateli) i być bardzo pomocni w prezentowaniu sprawy w mediach.

Dla posła do Sejmu niezwykle ważna jest świadomość tego, jaki wpływ na sprawę, w którą jest osobiście zaangażowany, mają problemy całego kraju

Dlatego spróbujmy przekonać do siebie tych ludzi. Mogą oni działać jako lokalny głos na scenie, do której jednostki czy sfery biznesu mają dość trudny dostęp

Kontakt z miejscowym członkiem parlamentu jest sprawą mniej skomplikowaną niż kontakt z ministrem.

Wielu z nich ma swoich sekretarzy oraz regularne godziny przyjęć, a na kierowane do nich listy (będące w ich oczach barometrem lokalnej opinii). Zawsze przychodzi odpowiedź. No dobrze – prawie zawsze.

Petycje i listy należy formułować w sposób zwięzły, koncentrując się na kluczowych sprawach i pisać otwarcie, że prosi się np. o pomoc w danej sprawie.

Pamiętać należy, że listy są tylko jednym z elementów polityki perswazji w obrębie public affairs.

Stworzenie ugrupowania wpływowych polityków, posłów, senatorów i urzędników, którzy mogą wesprzeć Twoją sprawę, zabierze nieco czasu i może okazać się długoterminowym planem każdej organizacji, przedsiębiorstwa, firmy itp.

Mimo to korzyści, jakie dla naszej strategii płyną ze stworzenia międzypartyjnego porozumienia podobnie myślących posłów (szczególnie gdy pochodzą z różnych partii), którzy wywierają nacisk, negocjują i udrażniają pozostałe kanały komunikacji czy potencjalnego wsparcia. Na długi czas staną się wartością wręcz nie do oszacowania.

Co może być źródłem wiedzy

Dokładna znajomość procesów zachodzących w parlamencie jest niezbędna, aby scalić posłów w jedną grupę lub ewentualnie skorzystać z pomocy politycznych lobbystów.

Źródłem wiedzy o parlamencie może być szczegółowa obserwacja jego działań oraz zapoznawanie się z interpelacjami czy wysłuchiwanie debat.

Nie zapominajmy też o całej masie dokumentów partyjnych, papierów dotyczących bieżących kierunków polityki itp.

Wpływowymi sprzymierzeńcami mogą się również stać ci, którzy zasiadają w wyższej izbie parlamentu.

Wielu członków senatu posiada bowiem silną pozycję i dobre koneksje.

Pamiętajmy, że choć powiązania polityczne nie są do końca ujawniane, to właśnie ich wpływ oraz siła perswazji senatorów może stanowić drogę, która poprowadzi nas do niższej izby parlamentu.